Les datarooms
Une dataroom est un espace de stockage sécurisé et partagé. Vous y invitez des personnes, chacune avec ses propres droits, et l'espace reste accessible dans la durée, pour déposer, consulter et organiser des documents ensemble.
C'est différent d'un transfert : le transfert est ponctuel, vous envoyez des fichiers, le destinataire les reçoit, le lien expire. La dataroom, elle, reste ouverte aussi longtemps que vous le souhaitez. Plusieurs personnes peuvent y contribuer, et vous gardez le contrôle de qui accède à quoi.
Dans quels cas utiliser une dataroom ?
Choisissez une dataroom lorsque :
- Vous travaillez avec des partenaires ou clients sur la durée (auditeurs, avocats, fournisseurs…)
- Vous devez centraliser des documents auxquels plusieurs personnes doivent accéder
- Vous voulez suivre qui a consulté quoi et garder un historique des modifications
- Vous mettez régulièrement à jour des fichiers sans avoir à renvoyer un lien à chaque fois
Exemples concrets : due diligence pour une acquisition, partage de documents avec vos auditeurs, remise de livrables clients, collaboration avec un partenaire externe sur la durée.
Ce que vous pouvez faire dans une dataroom
- Déposer et organiser des documents
- Inviter plusieurs personnes avec des niveaux d'accès distincts
- Conserver un historique des versions de chaque fichier
- Consulter les accès et téléchargements (audit)
- Mettre à jour des documents sans générer de nouveaux liens
Créer une dataroom
- Accédez à Dashboard > Datarooms
- Cliquez sur Nouvelle dataroom
- Donnez-lui un nom et une description optionnelle
- Invitez les membres avec les droits appropriés
Quota de stockage
Le stockage consommé par les fichiers d'une dataroom est imputé au quota du propriétaire de la dataroom, et non à celui des membres contributeurs. Cela s'applique même si c'est un autre membre qui a déposé le fichier.
Pensez-y avant d'inviter des contributeurs externes à déposer des fichiers volumineux dans une dataroom dont vous êtes propriétaire.